De Historische Kring Losser (HKL) beschikt over een aantal persoonlijke gegevens van de leden. Wij leggen u uit wat wij met deze gegevens doen. Als u nog vragen heeft na lezing van deze verklaring dan kunt u deze via onze secretaris stellen of in ons lokaal in ‘t Lossers Hoes tijdens de vaste openingstijden.
Veiligheid
Alle persoonlijke gegevens waarover wij beschikken zijn veilig bij ons. Wij verkopen deze gegevens niet en slechts enkele daartoe aangewezen bestuursleden hebben rechtstreeks toegang tot deze gegevens. Wij werken ook samen met andere partijen en in deze verklaring wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat. Die partijen hebben hun eigen privacy beleid en dragen daarvoor zelf verantwoordelijkheid, maar wij doen uiteraard ons best om goede afspraken te maken met betrekking tot uw gegevens. Als u meent dat er iets niet in orde is dan kunt u het ons laten weten.
Welke gegevens heeft de HKL.
Wij beschikken ten minste over uw achternaam, voorletter(s) of voornaam, (bezorg)adres – straat, huisnummer en eventuele toevoeging, postcode en plaats en voor leden buiten Nederland, het land waar men woont. Van leden die daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven beschikken wij ook over het email-adres en het bankrekeningnummer.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens
De gegevens die wij van u hebben gekregen worden voor verschillende doeleinden gebruikt, zoals:
- Bezorging van ons kwartaaltijdschrift Oet Dorp en Marke: Voor een correcte bezorging van het tijdschrift gebruiken wij uw naam en adresgegevens. Bezorging gebeurt door een aantal leden die zich als bezorger hebben opgegeven, aan de hand van door de ledenadministratie opgestelde lijsten, welke na gebruik worden vernietigd. Voor leden in Nederland die het tijdschrift per post ontvangen werken wij samen met De Vos diensten. De verzendgegevens die aan 'De Vos diensten' worden verstrekt, worden na gebruik vernietigd.
- Automatische incasso: Alleen als u ons uitdrukkelijk toestemming (machtiging) heeft gegeven om de contributie automatisch te incasseren, beschikken wij over uw bankrekeningnummer. Om de incasso uit te voeren verstrekken wij uw gegevens digitaal aan de Rabobank. Als de incasso uitgevoerd is worden de bestanden gewist. Ook de Rabobank heeft een eigen privacy beleid.
Indien u de machtiging intrekt wordt uw bankrekeningnummer uit de administratie verwijderd. - Herinneringen: Wij gebruiken uw gegevens ook voor het versturen van een herinnering als u de notafactuur voor de contributie nog niet heeft betaald.
- Verzending van notafacturen: De leden die geen machtiging hebben gegeven ontvangen eenmaal per jaar een notafactuur voor betaling van de contributie. Hiervoor gebruiken wij ook uw naam en adresgegevens.
- Verzending van nieuwsbrieven: Elk lid dat zich aanmeldt voor onze digitale nieuwbrief geeft ons daartoe zijn/haar email adres op. Deze nieuwsbrief wordt verstuurd via LaPosta. Daarvoor wordt alleen uw emailadres aan LaPosta verstrekt. Afmelden voor deze nieuwsbrief kan op elk moment.
- Aankoop in onze webshop: Van elke koper worden gedurende het verkoopproces naast de aankoop ook het verzend- en factuuradres vastgelegd. Na een succesvol verkoopproces zal de data worden geanonimiseerd. Indien gewenst kan er door u een account met basisgegevens worden aangemaakt.
- Contact via het contactformulier: Gedurende de afhandeling van uw contactformulier zullen we naast u contactreden ook uw naam, e-mail adres en eventueel telefoonnummer bijhouden. Nadat de vraag is afgehandeld zal de data worden geanonimiseerd.
- Indien een overheidsinstantie ons opdraagt om uw gegevens door te geven zullen wij dat alleen doen indien er daartoe voor ons een wettelijke verplichting bestaat.
Wat doen wij niet met uw gegevens
Wij verkopen uw gegevens nooit aan anderen. Ook stellen wij uw gegevens niet beschikbaar voor activiteiten die betrekking hebben op klant- en marktonderzoeken.
Wat als uw gegeven niet (meer) kloppen
Als uw gegevens niet (meer) kloppen (bij verhuizing of na overlijden) kunt u de wijzigingen doorgeven aan het secretariaat of aan de ledenadministratie. Na melding van overlijden van een lid worden zijn/haar gegevens gewist, tenzij men aangeeft dat bezorging van Oet Dorp en Marke voor het lopende jaar gewenst is.
Dezelfde procedure wordt gevolgd bij opzegging van het lidmaatschap in de loop van het jaar. In elk geval worden de gegevens uit de actuele administratie direct verwijderd indien men dit wenst.
Wijzigingen
Als wij deze verklaring wijzigen zullen wij dit duidelijk vermelden op onze website en via onze digitale nieuwsbrief. U bent dan direct op de hoogte.